ZAPYTANIE OFERTOWE – zaproszenie do składania ofert na świadczenie usług informatycznych

Ośrodek Kultury i Sztuki we Wrocławiu zwraca się z zaproszeniem do składania ofert na świadczenie usług informatycznych.

SZCZEGÓŁOWY ZAKRES ZAMÓWIENIA

Świadczenie obejmuje bieżącą obsługę istniejącego Systemu Informatycznego Zamawiającego, w szczególności zapewnienie prawidłowego działania systemu poprzez:

• Administrowanie lokalnymi sieciami komputerowymi w OKiS we Wrocławiu oraz jednostek współpracujących (Odra, Studio). Lokalna administracja usługami AD, bieżące nadawanie uprawnień użytkom do usług i dostępu do danych;
• Bieżące naprawy sprzętu komputerowego i infrastruktury;
• Bieżącą opiekę i udzielanie pomocy użytkownikom lokalnie w siedzibie zamawiającego oraz jednostek współpracujących (Odra, Studio) w zakresie:
  • Systemów operacyjnych MS Windows;
  • Konfiguracja wszystkich potrzebnych usług;
  • Firewall;
  • Lokalna aktualizacji oprogramowania i utrzymania środowiska dla prawidłowej pracy oprogramowania Finansowo-Księgowego i Kadrowo-płacowego z uwzględnieniem obsług kryptograficznych niezbędnych do poprawnej współpracy z ZUS, KRS i innymi instytucjami;
  • Zapewnienia bieżącej opieki, konfiguracji i aktualizacji oprogramowania użytkowego wykorzystywanego przez pracowników OKiS;
  • Okresowe odnawianie licencji oprogramowania używanego przez OKiS oraz pomoc we wdrażaniu niezbędnych licencji;
  • Asysty technicznej sprzętu komputerowego, w tym: dobór sprzętu komputerowego, przygotowywanie opisów przedmiotu zamówienia, udział w komisji przetargowej;
  • Instalacja i rozbudowa infrastruktury w ramach sieci logicznej do pięciu urządzeń w roku (komputery użytkowników końcowych – stacje robocze), w tym wymiana starego sprzętu na nowy wraz uruchomieniem, konfiguracją i przeniesieniem danych. Zakres przedmiotu zamówienia nie dotyczy bardziej zaawansowanego sprzętu typu: serwery, macierze, routery brzegowe itp., których instalacja wymaga zwiększonego nakładu pracy;
  • Instalacja w ramach podstawowego zakresu umowy urządzeń peryferyjnych tj.: drukarki, urządzenia wielofunkcyjne, itp. ich instalację obejmuje podstawowy zakres umowy;
  • Obsługi istniejącego okablowania oraz sieci logicznych;
  • Zapewnienia bezpieczeństwa w ramach istniejących możliwości w zakresie stacji roboczych i sieci LAN;
  • Opiekę nad infrastrukturą niezbędną do świadczenia usług dostępu do poczty elektronicznej po stronie klienta;
  • Udzielanie pomocy technicznej pracownikom OKiS oraz osobom korzystającym z sieci informatycznej OKiS w zakresie bieżącej obsługi oprogramowania użytkowego oraz korzystania ze stacji roboczych;
• Zapewnienie prawidłowego działania serwerów i urządzeń aktywnych w sieci, w tym niezbędne aktualizacje oprogramowania;
• Zapewnienie prawidłowego działania i administrowanie macierzą danych;
• Administrowanie systemem kontroli dostępu do danych w ramach Polityki bezpieczeństwa OKiS oraz kontami poczty elektronicznej;
• Zgłaszanie wszelkich wykrytych w ramach realizacji umowy zagrożeń związanych z cyberbezpieczeństwem osobie odpowiedzialnej ze strony OKiS, w tym pomoc w przygotowywaniu stosownego zgłoszenia do KSC.
• Tworzenie kopii bezpieczeństwa kontrolera domeny oraz bazy danych TFK;
• Zabezpieczanie systemu informatycznego przed awarią zasilania (serwerownia);
• Pomoc przy zapewnieniu prawidłowego działania usług internetowych w tym: nadzór i administrowanie dostępem do internetu, współpraca z dostawcami usług internetowych, pomoc przy doborze usług z uwzględnieniem potrzeb OKiS;
• Współpraca w zakresie wdrażania odpowiednich zabezpieczeń, oraz administrowanie i wdrażanie stosownych mechanizmów kontroli dostępu do danych zgodnie z RODO;
• Nadzór nad naprawą i likwidacją sprzętu na którym znajdują się dane osobowe;
• Przygotowywanie opinii niezbędnych do podjęcia decyzji o likwidacji sprzętu komputerowego;
• Prowadzenie bieżącego wykazu sprzętu komputerowego oraz oprogramowania będącego w posiadaniu OKiS oraz jednostek współpracujących;
• Przygotowywanie w ramach potrzeb informacji dotyczących posiadanej przez OKiS: infrastruktury, sprzętu oraz oprogramowania.

Prace i pomoc użytkownikom wykonywane będą niezwłocznie w lokalizacjach zamawiającego w godzinach pracy zamawiającego zgodnie z uzgodnionym harmonogramem.

W przypadku awarii interwencja powinna zostać podjęta w czasie 24h. W celu usunięcia awarii może istnieć konieczność prowadzenia prac także w pozostałych godzinach oraz w soboty lub dni wolne od pracy.

Lokalizacje zamawiającego:

• Rynek Ratusz 24 – Wrocław (Siedziba Główna);
• Rynek Ratusz 25 – Wrocław (Wydawnictwo Odra);
• Rynek Ratusz 26 – Wrocław (Studio);
• Bpa Nankiera 8 – Wrocław (Galeria).

Administracja sieciami:

• opartą na kontrolerze domeny Windows 2012 lub nowszym;
• Windows peer-to-peer.

Urządzenia:

• Serwer HP Proliant DL380e Gen8;
• Macierz Synology RS 3413xs+;
• Serwer Linux;
• Routery brzegowe;
• Switche (sieci szkieletowej, lokalne);
• Acces pointy;
• Urządzenia wielofunkcyjne;
• Sieć kamer z Wideo-rejestratorem;
• Stacje robocze + notebooki – ok. 50 szt.

Czas wykonywania prac w ramach umowy – 60 godzin miesięcznie, w tym dyżur w lokalizacjach Zamawiającego minimum 4 godziny tygodniowo, nie rzadziej niż trzy razy w tygodniu.

Wykonawca zobowiązany jest do przekazania w zabezpieczonej kopercie, wszystkich loginów i haseł administratora niezbędnych do zapewnienia prawidłowego działania systemu informatycznego w OKiS. Zabezpieczona koperta będzie przechowywana w miejscu wskazanym przez Dyrektora OKiS. Przekazany wykaz, należy na bieżąco aktualizować w przypadku zmiana danych dostępowych.

III. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
1. Posiadanie min. 3 letniego doświadczenia w świadczeniu usług informatycznych określonych w ww. zakresie, uzyskanego w jednostkami z sektora finansów publicznych.

IV. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA
Umowa zostanie zawarta na okres: od 1 stycznia 2024 r. do 31 grudnia 2024 r. z możliwością 30 dniowego wypowiedzenia.

V. OPIS SPOSBU PRZYGOTOWANIA OFERTY

Oferta powinna:
1. posiadać datę sporządzenia,
2. zawierać adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu, e-mail, numer NIP
3. być podpisana czytelnie przez wykonawcę.

VI. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT

1. Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem: poczty elektronicznej na adres: grzegorz.kurasiewicz@okis.pl, poczty, kuriera lub też dostarczona osobiście na  adres: Rynek-Ratusz 24, 50-101 Wrocław, III p. (sekretariat: pok. nr 17) do dnia 15 grudnia 2023 r. do godz. 15.00.
2. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane;
3. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.
4. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

VII. OCENA OFERT
Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów:
cena 100%

VIII. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY
O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi oferentów telefonicznie.

IX. DODATKOWE INFORMACJE
Dodatkowych informacji udziela: Grzegorz Kurasiewicz:
email: grzegorz.kurasiewicz@okis.pl
tel.: 71 37 00 229

Treść zapytania do pobrania

Załączniki:

1. Formularz ofertowy – zał. nr 1. do pobrania
2. Wzór umowy – zał. nr 2. do pobrania

INFORMACJA O ROZSTRZYGNIĘCIU ZAPYTANIA OFERTOWEGO

Dotyczy postępowania o udzielenie zamówienia publicznego o wartości poniżej 130.000 zł netto, prowadzonego w trybie ofertowym na podstawie § 7 Regulaminu udzielania zamówień kulturalnych poniżej progów unijnych oraz zamówień poniżej 130.000 zł netto w Ośrodku Kultury i Sztuki we Wrocławiu (Zarządzenia nr 46/2020 z dnia 31.12.2020 r.)

W wyznaczonym terminie na składanie ofert tj.: 15.12.2023 r. godz.: 15:00, oferty złożyły poniższe firmy.

1. We’Support Sp. z o.o., ul. Patriotów 303, 04-767 Warszawa
2. IT Expert Stefan Chałat, ul. Olbrachtowska 26/5, 54-063 Wrocław

Po przeprowadzeniu badania i oceny ofert najkorzystniejszą ofertę przedstawiła firma:

KOTKOM Antoni Leszkowicz na kwotę: 2.950,00 zł netto (miesięczne ryczałtowe wynagrodzenie)
Wybrana oferta spełniła wymagania formalne określone przez Zamawiającego w zapytaniu ofertowym, oraz była najkorzystniejsza z punktu widzenia kryteriów wyboru oferty.