ZAPYTANIE OFERTOWE – zaproszenie do składania ofert na usługę sprzątania wraz ze stałą dostawą materiałów eksploatacyjnych

ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT
Ośrodek Kultury i Sztuki we Wrocławiu zwraca się z zaproszeniem do składania ofert na kompleksową usługę sprzątania wraz ze stała dostawą materiałów eksploatacyjnych niezbędnych do wykonania usługi.

OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:
Przedmiotem umowy jest wykonanie kompleksowej usługi sprzątania pomieszczeń biurowych, sanitariatów i korytarzy w obiektach należących do OKiS wraz ze stała dostawą materiałów eksploatacyjnych niezbędnych do wykonania usługi okresie: 01.07.2026 r. do 30.06.2027 r.

Lokalizacja:

1. Ośrodek Kultury i Sztuki we Wrocławiu
Rynek – Ratusz 24-26
50-101 Wrocław

2.Galeria FOTO-GEN
pl. bpa Nankiera 8
50-1140 Wrocław

Łączna powierzchnia pomieszczeń (pom. biurowe, toalety, pom. gospodarcze, korytarze) wynosi: 951,06 m² w tym:

1. OKiS – 726,28 m²
2. Galeria FOTO-GEN – 224,78 m²

Szczegółowy zakres czynności:

Sprzęt, środki czystości:

1. Wykonawca do realizacji przedmiotu zamówienia używać będzie własnego sprzętu, przyrządów i urządzeń.
2. Wykonawca do realizacji przedmiotu zamówienia używać będzie własnych środków czystości. Używane środki czystości muszą być dopuszczone do stosowania w Polsce, w tym do stosowania w budynkach użyteczności publicznej, posiadać odpowiednie zezwolenia, atesty, winny być stosowane w stężeniu zalecanym przez producenta tych środków i przed upływem terminu przydatności do użycia, odpowiednie do rodzaju powierzchni czyszczonej, odpowiadać wszelkim obowiązującym przepisom prawa, w tym w zakresie bezpieczeństwa użytkowania, ochrony zdrowia i środowiska.
3. Wykonawca zapewni środki myjące, czyszczące, dezynfekujące, toaletowe, higieniczne w ilości niezbędnej do utrzymania obiektu w stałej czystości tj. m.in.:

• papier toaletowy (kolor biały, minimum 2 warstwowy, wykonany z celulozy),
• mydło w płynie (nawilżające, antybakteryjne, naturalne pH),
• ręczniki papierowe do pojemników (kolor biały, 2 warstwowy, wykonany z celulozy),
• worki na śmieci do koszy (różne pojemności),
• środki myjące, czyszczące, konserwujące, dezynfekujące właściwe do rodzaju sprzątanej powierzchni,
• krążki żelowe/kostki do toalet,
• odświeżacze powietrza do toalet w żelu/aerozolu.

4. Zamawiający, w każdym czasie ma prawo zażądać od Wykonawcy listy używanych środków, materiałów i artykułów higienicznych oraz udokumentowania spełnienia wymogów określonych w pkt. 2.

Pracownicy

1. Zamawiający wymaga aby prace sprzątające były wykonywane przez min. 3 osoby tj.: 2 osoby w siedzibie OKiS, 1 osoba w Galerii.
2. Zamawiający wymaga aby co najmniej 2 osoby posiadały min. roczne doświadczenie w sprzątaniu powierzchni wystawienniczych.

Warunki realizacji przedmiotu zamówienia:

1. Przedmiot zamówienia będzie wykonywany w dni robocze (tj.: OKiS – od poniedziałku do piątku, Galeria FOTO-GEN od wtorku do soboty) do godziny 9:00.
2. Prace sprzątające muszą być wykonane w sposób rzetelny i profesjonalny. Wykonawca powinien posiadać niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponować odpowiednim potencjałem technicznym i kadrowym do wykonywania przedmiotu zamówienia.
3. Wykonawca zobowiązuje się, że w okresie realizacji usługi, pracownicy świadczący pracę na rzecz Zamawiającego, będą zatrudnieni przez Wykonawcę na podstawie umowy o pracę w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 277 z późn. zm.).
4. Wykonawca zobowiązuje się, że pracownicy wykonujący usługi będą posiadać stosowne badania lekarskie oraz będą przeszkoleni z zakresu bhp.
5. Podczas pracy osoba sprzątająca otwiera tylko to pomieszczenie, które aktualnie sprząta. Drzwi do pozostałych pomieszczeń powinny być w tym czasie zamknięte na klucz.
6. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia odzieży, środków higieny dla pracowników, środków ochrony osobistej.
7. Zamawiający zobowiązuje się do nieodpłatnego udostępnienia Wykonawcy źródła poboru energii elektrycznej oraz wody – niezbędnych do realizacji przedmiotu zamówienia oraz w miarę możliwości do udostępnienia pomieszczenia, w którym będzie mógł przechowywać sprzęt i materiały służące do realizacji przedmiotu zamówienia.

Odpowiedzialność Wykonawcy:

1. Wykonawca oświadcza, że przez cały czas trwania umowy będzie posiadał ważną (opłaconą) polisę OC w zakresie prowadzonej działalności na sumę minimum: 500.000,00 zł.
2. Wykonawca zobowiązuje się do pokrycia wszelkiej szkody wynikającej z kradzieży i uszkodzenia mienia mające miejsce w okresie przebywania na terenie biura Zamawiającego w trakcie wykonywania niniejszej umowy na zasadzie ryzyka.
3. Wykonawca oraz jego pracownicy zobowiązują się do przestrzegania zasad BHP, PPOŻ, całkowitego zakazu palenia zarówno w przestrzeni biurowej jak i w całym budynku oraz do nie wpuszczania na teren biura osób trzecich bez uprzedniej, pisemnej zgody Zamawiającego.
4. Strony nie odpowiadają za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy, jeżeli jest to spowodowane siłą wyższą. Dla celów niniejszej umowy siłą wyższą jest zdarzenie nadzwyczajne, zewnętrzne i niemożliwe do zapobieżenia i przewidzenia.
5. Strony zobowiązują się do zachowania jako poufnych wszelkich informacji – bez względu na ich nośnik – jakie od siebie uzyskają, względnie innych osób związanych z wykonaniem niniejszej umowy.
6. Wykonawca i jego pracownicy zachowają w tajemnicy wszystkie informacje i dane, które mogą uzyskać w trakcie świadczenia usług, a które mogą mieć wpływ na stan bezpieczeństwa ludzi i mienia, a także na działalność prowadzoną przez Zamawiającego, zarówno w czasie trwania umowy, jak i po jej rozwiązaniu.

TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA:
01.07.2026 r. do 30.06.2027 r.

OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY
Oferent powinien przedstawić ofertę na formularzu załączonym do niniejszego zapytania (zał. nr 1) w formie oryginału lub skanu.

KRYTERIA OCENY OFERT:
Cena – 100%

MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT:
Oferta powinna być dostarczona osobiście lub przesłana za pośrednictwem: poczty, kuriera – pod adres: Ośrodek Kultury i Sztuki we Wrocławiu, Rnek-Ratusz 24, 50-101 Wrocław lub wysłana mailowo na adres: andrzej.lewicki@okis.pl do dnia 2 czerwca 2026 r. do godz. 15:00.

Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.
W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
Wykonawca pokrywa wszystkie koszty związane z przygotowaniem i dostarczeniem oferty.

WYMAGANE DOKUMENTY

1. Formularz oferty – zał. nr 1 do zapytania;
2. Kopia aktualnej polisy OC w zakresie prowadzonej działalności na sumę minimum 500.000,00 zł wraz z potwierdzeniem opłacenia polisy;
3. Wykaz min. 2 usług o wartości min. 100.000,00 zł każda (w tym 1 usługa dotycząca pow. wystawienniczych), wykonanych w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane. Do wykazu należy dołączyć referencje potwierdzające, że usługi zostały wykonane należycie – zał. nr 2 do zapytania;
4. Wykaz min. 3 osób skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia ze wskazaniem informacji na temat ich doświadczenia. Do wykazu należy dołączyć dokumenty potwierdzające wymagane doświadczenie, ze szczególnym uwzględnieniem doświadczenia w sprzątaniu powierzchni wystawienniczych – zał. nr 3 do zapytania;

INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY:
O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi oferentów telefonicznie lub pocztą elektroniczną.

DODATKOWE INFORMACJE:
Dodatkowych informacji udziela Andrzej Lewicki
email: andrzej.lewicki@okis.pl
tel.: 713 700 229, 665 645 233

W celu prawidłowego przygotowania oferty, Zamawiający zaleca wizję lokalną. Informujemy, że wizję można przeprowadzić od poniedziałku do piątku w godzinach: 9:00 – 14:00.

Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania do zawarcia umowy.

Załączniki:

1. Formularz oferty – zał. nr 1; pobierz tutaj
2. Wykaz usług – zał. 2; pobierz tutaj
3. Wykaz osób – zał. nr 3; pobierz tutaj
4. Wzór umowy; pobierz tutaj
5. Wzór umowy powierzenia przetwarzania danych. pobierz tutaj

INFORMACJA O ROZSTRZYGNIĘCIU ZAPYTANIA OFERTOWEGO

Dotyczy postępowania o udzielenie zamówienia publicznego o wartości poniżej 170.000 zł netto, prowadzonego w trybie ofertowym na podstawie § 7 Regulaminu udzielania zamówień kulturalnych poniżej progów unijnych oraz zamówień poniżej 170.000 zł netto w Ośrodku Kultury i Sztuki we Wrocławiu.

W postępowaniu wzięły udział poniższe firmy.

Informuję, że po przeprowadzeniu badania i oceny ofert najkorzystniejszą ofertę przedstawiła firma:

EPA Green Sp. z o.o.

Wybrana oferta spełniła wymagania formalne określone przez Zamawiającego w zapytaniu ofertowym, oraz była najkorzystniejsza z punktu widzenia kryteriów wyboru oferty.